Macam – Macam Standard Operating Procedure Untuk Bisnis Beserta Contohnya

Dalam sebuah bisnis, standard operating procedure atau disingkat dengan SOP adalah instruksi yang menetapakan sebuah ketentuan dan standard sistem kerja untuk mencapai hasil sesuai yang diinginkan perusahaan . Dengan adanya SOP, para karyawan perusahan memiliki pedoman dan petunjuk dalam melaksanakan suatu kegiatan atau pekerjaan sesuai ketentuan yang ditetapkan perusahaan agar memperoleh capaian hasil yang maksimal.

Standard Operating Prosedur tak hanya bertujuan untuk memberikan standardisasi proses pelaksanaan kerja, keseragaman peraturan dan prosedur namun memiliki beberapa tujuan lain. Beberapa tujuan lainnya adalah sebagai berikut:

  • menghasilkan pekerjaan yang efektif serta efisien
  • Dijadikan sebagai pedoman kerja untuk semua karyawan sesuai deskripsi kerja masing – masing, termasuk atasan perusahaan tersebut
  • Dapat dimanfaatkan untuk memberikan parameter penilaian mutu kerja
  • Merupakan dokumen yang dijadikan senjata jika terjadi kesalahan
  • Digunakan sebagai bahan latihan para pegawai yang baru saja bergabung
  • Meminimalisir kegagalan suatu usaha
  • Mengetahui dan melaksanakan tugas, peran, wewenangdan sebagainya di dalam lingkup pekerjaan

Secara umum, SOP memuat informasi mengenai jenis – jenis kegiatan, tujuan, waktu pelaksanaan, manfaat hingga ketentuan langkah – langkah kerja yang wajib diikuti. Karena adanya SOP lah pelaksanaan atau pekerjaan berjalan lebih efektif, efisien, terstruktur serta terstandarisasi.

Untuk membuat suatu SOP, diperlukan beberapa tahapan khusus mulai dari penentuan standard dan capaian kerja seperti apa yang diinginkan, hingga penetapan serta proses mensosialisasikan kepada seluruh personil perusahaan. SOP dibuat sesuai dengan bidang pekerjaan dan capaian apa saja yang ingin ditetapkan di masing – masing pekerjaan. Oleh karena itu SOP di bagi menjadi beberap jenis, yaitu:

SOP Menurut Sifat Kegiatannya

SOP Teknis

SOP Teknis merupakan ketetapan berisi prosedur serta standard yang memuat rincian kegiatan yang dapat dilakukan oleh satu orang pelaksanan atau dalam satu tim sesuai dengan peran dan jabatannya. SOP Teknis ini terdiri dari beberapa langkah cara melakukan pekerjaan dengan rincian pekerjaan yang detail. Beberapa contoh penerapan SOP teknis adalah: pemeliharaan sarana dan prasarana, pengarsipan, korespondensi, dokumentasi dan sebagainya.

SOP Administratif

SOP Administratif merupakan prosedur standard yang sifatnya lebih general, tidak terlalu terperinci seperti SOP Teknis. SOP administrasi ini dibuat untuk dilakukan oleh lebih dari satu orang peaksana, jabatan dan peran yang berbeda – beda. Ciri – ciri SOP administratif ini adalah sebagai

  • Jumlah orang yang melaksanakan lebih dari dari satu orang, lebih dari satu jabatan dan bukan merupakan satu tim khusus.
  • Berisikan

Dalam prakteknya, SOP administratif digunakan untuk memproses segala perencanaan, pembuatan anggaran dan sebagainya.

SOP menurut Besaran kegiatan

SOP Makro

SOP Makro melibatkan beberapa SOP Mikro yang merepresentasikan kegiatan atau tujuan yang sama. Sehingga dapat pula diartikan sebagai intergrasi antara beberapa SOP Mikro yang merupakan satu rangkaian acara atau kegiatan.

SOP Mikro

Sebaliknya, SOP Mikro adalah bagian dari SOP Makro dimana membentuk satu kesatuan untuk melakukan satu kegiatan.

SOP menurut Kelengkapan kegiatan

SOP Final

SOP Final adalah ketetapan peraturan kerja yang dibuat dan diimplementasikan setelah suatu kegiatan telah menghasilkan produk utama yang sudah difinalisasikan

SOP Parsial

SOP parsial merupakan ketetapan SOP yang cakupan kegiatannya beluk mencapai tahap menghasilkan produk yang paling akhir sehingga kegiatan yang dikerjakan masih memiliki serangkaian tahapan lainnya.

SOP menurut Jenis kegiatan

SOP Generik

SOP generik bersifat umum dan berisikan aturan kegiatan yang memiliki kesamaan untuk kegiatan yang telah di SOP kan, mulai dari tahap kegiatannya hingga pelaksanaannya. Namun jika terdapat beberapa variasi yang sedikit berbeda, hal ini dikarenakan misalnya perbedaan lokasi atau waktu implementasi SOP.

SOP Spesifik

SOP Spesifik merupakan SOP yang berisi muatan aturan kegiatan yang hanya dikerjakan oleh satu lingkup kecil atau pekerjaan dari kegiatan yang di SOP kan, Misalnya SOP Spesifik ini berlaku hanya untuk seorang Make up Artist dalam suatu acara pemotretan cover majalah.

Format Pembuatan SOP

SOP memiliki format yang berbeda – beda satu sama lain. Dari yang tampilannya sederhana hingga yang terlihat kompleks menggunakan diagram serta flow chart. Untuk mengenal pembuatan SOP sendiri, berikut beberapa langkah mengenai pembuatan SOP:

  1. Simple Steps

Simple steps atau bisa juga disebut langkah sederhana merupakan format SOP yang paling dasar dan berbentuk sederhana. Memilih simple step ini memudahkanmu untuk mencatat SOP yang berisi kegiatan apa saja akan dilakukan dan menjadi media mengambil keputusan. Simple steps ini sangat cocok dipakai untuk suatu organisasi atau tim yang masih beranggotakan sedikit orang.

  1. Hierarchical Steps

Hierarchial steps atau tahapan yang berurutan merupakan tahap kedua untuk mengembangkan langkah sederhana yang telah dibuat. hierarchical steps ini dapat dipakai jika prosedur yang dihadapi memiliki 10 langkah lebih dan mungkin juga akan membutuhkan informasi yang lebih detail

  1. Graphic

Graphic atau grafis merupakan sebuah format yang dipakai saat sebuah prosedur memiliki susunan kegiatan yang lebih panjang serta spesifikasi proses yang panjang juga. Setelah itu, di jabarkan ke bentuk sub proses yang lebih padat dan singkat. Format yang digunakan akan membutuhkan foto atau gambar.

  1. Flowchart

Flowchart atau diagram alir merupkan format lain dalam pembuatan SOP. Dalam proses pembuatannya, format ini membutuhkan pengambilan segala keputusan dalam jumlah yang banyak. Karena dibuat dengan format flow chart, maka format ini akan membutuhkan pilihan alternatif lainnya. Misalnya menggunakan pilihan jawaban.

Untuk pembuatannya, diagram flowchart dibuat dengan menggunakan diagram alir linear dan diagram alir bercabang. Idealnya, diagram linear flowchart dipakai untuk SOP Teknis dan secara visual berbentuk horizontal serta vertikal. Untuk diagram alir bercabang dapat dipakau untuk SOP administratif. Namun, bentuk visualnya biasa saja, tidak seperti diagram untuk SOP teknis.

Karena mengandalkan peran visual juga, maka diagram flowcart dibutuhkan kesabaran yang ekstra namun memiliki banyak symbol khusus yng dapat dipakai untuk membuat gambar proses. Beberapa symbol yang dapat digunakan untuk pembuatan flowchart misalnya:flowchard untuk menjelaskan sebuah proses, anak panah serta belah ketupan dan lain lain.

Tahap Singkat Pembuatan SOP

Dalam membuat sebuah ketentuan SOP, terdapat beberapa tahapan yang harus di praktekkan dan di upayakan. Beberapa tahapan mudah untuk membuat SOP adalah sebagai berikut:

  • Tapan Persiapan

Di tahap awal ini pembuatan SOP membutuhkan tim yang menurut deskrpsi kerjan ya menangani uni masing – masing. Lalu bersama – sama berembuk dengan mengumpulkan: Identifikasi kebutuhan, kumpulan data, mempraktekkan analisa prosedur, serta melakukan pengembangan

  • Penilaian Kabutuhan

Di tahap menilaian kebutuhan ini, pembuat SOP dalam perusahaan akan dipersiapkan beberapa ruang lingkup standar operasional mereka sendiri.

  • Memberikan penilaian dalam keluarga, pengembangan SOP.
  • Monitoring penerapan SOP diatas

 

0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *