06 Feb 2015 

Upgrade Accurate Versi 3 ke Versi 4

Bagaimana cara Meng -Upgrade Accurate Versi 3 ke Versi 4 maka  Selain

 

dengan cara membawa data v3 ke versi 4, bagi pengguna ACCURATE yang

 

upgrade ke versi 4, cara lain yang lebih disarankan adalah membuat database

 

baru di versi4 dengan saldo awal dari data versi3. Benefit nya jika kita membuat

 

database baru di versi 4 Performance/kecepatan data akan lebih baik karena data

 

masih baru dan belum ada transaksi. Berikut ini dijelaskan cara-cara membuat

 

database baru di versi 4 dengan mengambil table-table dan saldo awal  dari GDB

 

v3 seperti Chart of Account(daftar Akun), Items(Barang dan Jasa),

 

Customer(Pelanggan), Vendor(Pemasok) dan Fixed Asset.

 

 

Create New Database

 

Jalankan Accurate v4, ditampilan Welcome to ACCURATE4, pilih  Create New

 

Company seperti contoh pada gambar :

 

 

 

 

Klik Ok, dan tunggu proses Create database selesai. Setelah selesai akan diminta

 

login, untuk pertama kali kita login dengan User Name dan Password Supervisor

,

klik Ok. Setelah Data terbuka, akan ditampilkan Quick Setup, pilih bahasa yang

 

mau digunakan lalu  Next. Lalu pilih Advance Setup, Next.

 

 

Daftar Mata Uang(Currency)

 

 

Daftarkan semua Mata Uang yang akan digunakan dalam transaksi di database

 

ini, seperti contoh pada gambar dibawah ini.

 

 

 

 

 

Company Information, pada halaman ini lengkapi Nama Company, Alamat,

 

Start Date misal isi dengan 31/12/12, Default Currency pilih IDR(Rupiah).

 

Company Tax Information, isi informasi Nama Perusahaan dll yang digunakan

 

untuk lapor pajak. Setelah selesai click Next. Daftar Akun(Chart of Account)

 

Pilih menu Click Here to Import from File. Di tampilan Import GLAccount From

 

File, isi File Name dengan alamat data GDB versi3(data harus ada di komputer

 

local tempat kita buat database baru, kita tidak bisa browse ke data yang ada di

 

lokasi komputer lain), klik buttonExtract Data yang ada disamping. Double klik

 

Currency yang ada di kolom Define to Field Name, lalu lakukan pemetaan untuk

 

masing-masing currency, setelah selesai klik Ok, kemudian click button Import

 

Data.

 

 

 

 

 

Setelah proses Import selesai, kembali di halaman Chart of Account, dibagian

 

bawah isi untuk field : Opening Balance Equity, dengan account Saldo

 

Awal/Opening Balance Equity.

 

Retained Earnings Account, isi dengan account Retained Earnings, dimana kita

 

mau alokasikan Laba Ditahan yang menampung laba/rugi saat ACCURATE

 

otomatis melakukan tutup buku.Lalu di daftar akun hasil Import tsb, untuk akun-akun

 

seperti Inventory(Persediaan), Account Receivable(Piutang Usaha), Account

 

Payable(Hutang), Fixed Asset dan Accumulated Depreciation, untuk Opening

 

Balance nya hapus nilainya. Mengapa? Karena nanti nya kita akan import daftar

 

Item, Customer, Vendor dan Fixed Asset berikut saldo awal nya, jadi supaya tidak

 

double.Currency Default Account, secara otomatis dibuatkan akunnya saat kita

 

membuat Currency/mata uang.

 

Other List Terms of Payment, isi dengan Terms yang kita gunakan jika ada.

 

Dapat dilihat dari data versi 3 di List | Others | Terms. Saat mengisi halaman

 

ini, cukup isi kolom Discount%, Discount Days dan Net Due In lalu Enter ke

 

bawah, maka bagian Name akan langsung muncul. Untuk C.O.D isi 0

 

semua lalu enter ke bawah.

 

Taxes, Isi dengan Kode Pajak untuk PPn.

 

 

 

 

Daftar Customer & Vendor

 

Cust Type & Shipment, sebelum kita import daftar Customer dan Vendor, kita

 

lengkapi terlebih dahulu bagian Customer Type dan Shipment jika ada, setelah itu

 

click Next.Customer(Pelanggan), di halaman Customer, pilih Click Here to Import

 

From File, di tampilan Import Customer from File pada bagian File Name isi

 

dengan alamat file gdb versi 3 berada, lalu klik button Extract Data.

 

Lakukan Pemetaan data di kolom Define to Field Name untuk First Tax, Second

 

Tax(jika ada), Tax Type, Currency, Term, Customer Type dan Salesman(Jika

 

ada, sebelum Import Customer, kita keluar dulu dari Quick Setup save changes

 

pilih Yes, lalu ke List – Others – Salesman, listing nama Salesman disini, setelah itu

 

baru ke menu Setup – Quick Setup untuk import Customer). Cara lakukan

 

pemetaan dengan double-click First Tax misal, lalu definisikan kode pajak bawaan

 

dari versi 3, di versi4 kode pajak tsb adalah kodepajak yang mana. Setelah

 

selesai click button Import Data.

 

Vendor(Pemasok), di halaman Customer, pilih Click Here to Import From File, di

 

tampilan Import Vendor from File pada bagian File Nameisi dengan alamat file

 

gdb versi 3 berada, lalu klik button Extract Data.Lakukan Pemetaan data di kolom

 

Define to Field Name untuk First Tax, Second Tax, Currency dan Terms. Setelah

 

selesai melakukan pemetaaan click button Import Data.Inventory(Persediaan)

 

Warehouse, jika kita menggunakan Multi Warehouse, daftarkan nama-nama

 

Warehouse yang kita gunakan. Item Categories, klik button Click Here to Import

 

From File, di tampilan Import Item Categories From File isi bagian File Name

 

dengan alamat data GDB versi3, lalu click button Extract Data, setelah itu langsung

 

click button Import Data. Item Default Account, Disini kita membuat default GL

 

Account untuk setiap pembuatan item baru, sehingga kalau kita buat New

 

Item/Barang, GLAccount nya otomatis sudah teriisi sesuai Default Account yang

 

kita buat disini. Namun demikian saat kita buat item jika kita mau rubah, masih

 

bisa rubah setting account nya untuk masing-masing item nya.Production Default

 

Account(bagi pengguna Accurate versi Enterprise), isi dengan akun Work In

 

Proses, Variance dan default untuk Expense Account(saat kita buat New

 

Conversion Cost dari List – Manufaktur – Conversion Cost).

 

Cost Method, disini kita pilih metode perhitungan cost Persediaan FIFO atau

 

Average.Item, klik button Click Here to Import From File, di tampilan Import Item

 

From File isi bagian File Name dengan alamat data GDB versi3, lalu click button

 

Extract Data. Lakukan pemetaan data untuk Item Category, Warehouse(jika ada),

 

Sales Tax Code, Purchase Tax Code, Inventory/Expense Account, Sales

 

Account, Sales Return Account, Item Sales Disc.,COGS, Purchase Return

 

Account, Unbilled GoodsAccount, Project dan Departement (jika ada). Setelah

 

selesai click button Import Data. Fixed Assets Fiscal FA, Masuk ke Tab/Halaman

 

Fixed Assets, pertama kita lengkapi Fiscal Fixed Asset terlebih dahulu. Pilih menu

 

Click Here to Import From File, lalu browse dimana alamat data versi3 disimpan,

 

klik Extract Data lalu langsung click button Import Data. Fixed Asset Type, di

 

halaman ini kita juga import dengan pilih menu Click Here to Import From File, lalu

 

browse dimana alamat data versi3 disimpan, click Extract Data. Lakukan

 

pemetaan untuk Fiscal Fixed Asset Type yang ada di Define to Field Name,

 

setelah selesai click button Import Data.Fixed Asset, Setelah melengkapi Fiscal

 

FA dan Fixed Asset Type, baru kita Import daftar Fixed Asset, di halaman ini kita

 

Click Here to Import From File, lalu browse dimana alamat data versi3 disimpan

 

, click Extract Data. Lakukan pemetaan di Define to Field Name untukFixed Asset

 

Type. Setelah selesai click button Import Data.Setelah selesai, pilih Quit di Quick

 

Setup, pilih Yes untuk konfimasi Save Changes. Import Template

 

Berikut ini langkah-langkah kita mengimport template untuk kita bisa import

 

template yang sudah kita gunakan di versi 3 ke databaru versi 4 :

 

• Dari data Accurate 3, kita ke Setup | Form Template | Sales Invoice misal nya, Edit atau double-click template yang dimaksud, clickDesigner, ditampilan Designer tsb ke menu File | Save as, save ke harddisk dimana saja.

 

 

• Buka data baru Accurate versi 4, dari Setup | Form Template, click New | Template, Isi Template Name misal dengan nama SI, Template Type pilih Sales Invoice, lalu pilih Layouts Default click Ok.

 

 

• Akan muncul tampilan SI Template Selection, click button Import, browse dimana file template hasil Save As di langkah 1 diatas disimpan di harddisk, Open. Akan di tampilkan design bawaan dari v3, Close dan Save. Jika template tsb mau dijadikan default template, kita set dari Setup | Form Template | Sales Invoice, di baris nama template baru tsb, dengan contoh diatas adalah SI, di click kanan pilih “Set as Default Template“, dengan begitu setiap kita buat faktur baru secara default yang digunakan adalah template tsb.

 

• Untuk template yang lainnya yang mau di import perlakuannya sama, yang perlu di perhatikan Template Type nya waktu kita buat template baru disesuaikan, jika yang mau diimport adalah Delivery Order, maka pilih Template Type Delivery Order.

 

Catatan :

 

• Saat kita Import seperti table Chart of Account, Items, Customer, Vendor dan Fixed Asset, saldo awal yang dibawa adalah saldo dari data v3 sampai dengan transaksi terakhir.

 

• Lakukan Period End dari Activities | Periodik | Period End, misal Start Date kita adalah 31 Desember 2012, maka pilih Periode di tampilan Period End tsb dengan periode Desember tahun nya pilih 2012, kemudian klik Ok. Period End dilakukan untuk menampilkan Saldo awal account Akumulasi Depresiasi Fixed Asset.