06 Feb 2015
Upgrade Accurate Versi 3 ke Versi 4
Bagaimana cara Meng -Upgrade Accurate Versi 3 ke Versi 4 maka Selain
dengan cara membawa data v3 ke versi 4, bagi pengguna ACCURATE yang
upgrade ke versi 4, cara lain yang lebih disarankan adalah membuat database
baru di versi4 dengan saldo awal dari data versi3. Benefit nya jika kita membuat
database baru di versi 4 Performance/kecepatan data akan lebih baik karena data
masih baru dan belum ada transaksi. Berikut ini dijelaskan cara-cara membuat
database baru di versi 4 dengan mengambil table-table dan saldo awal dari GDB
v3 seperti Chart of Account(daftar Akun), Items(Barang dan Jasa),
Customer(Pelanggan), Vendor(Pemasok) dan Fixed Asset.
Create New Database
Jalankan Accurate v4, ditampilan Welcome to ACCURATE4, pilih Create New
Company seperti contoh pada gambar :

Klik Ok, dan tunggu proses Create database selesai. Setelah selesai akan diminta
login, untuk pertama kali kita login dengan User Name dan Password Supervisor
,
klik Ok. Setelah Data terbuka, akan ditampilkan Quick Setup, pilih bahasa yang
mau digunakan lalu Next. Lalu pilih Advance Setup, Next.
Daftar Mata Uang(Currency)
Daftarkan semua Mata Uang yang akan digunakan dalam transaksi di database
ini, seperti contoh pada gambar dibawah ini.

Company Information, pada halaman ini lengkapi Nama Company, Alamat,
Start Date misal isi dengan 31/12/12, Default Currency pilih IDR(Rupiah).
Company Tax Information, isi informasi Nama Perusahaan dll yang digunakan
untuk lapor pajak. Setelah selesai click Next. Daftar Akun(Chart of Account)
Pilih menu Click Here to Import from File. Di tampilan Import GLAccount From
File, isi File Name dengan alamat data GDB versi3(data harus ada di komputer
local tempat kita buat database baru, kita tidak bisa browse ke data yang ada di
lokasi komputer lain), klik buttonExtract Data yang ada disamping. Double klik
Currency yang ada di kolom Define to Field Name, lalu lakukan pemetaan untuk
masing-masing currency, setelah selesai klik Ok, kemudian click button Import
Data.

Setelah proses Import selesai, kembali di halaman Chart of Account, dibagian
bawah isi untuk field : Opening Balance Equity, dengan account Saldo
Awal/Opening Balance Equity.
Retained Earnings Account, isi dengan account Retained Earnings, dimana kita
mau alokasikan Laba Ditahan yang menampung laba/rugi saat ACCURATE
otomatis melakukan tutup buku.Lalu di daftar akun hasil Import tsb, untuk akun-akun
seperti Inventory(Persediaan), Account Receivable(Piutang Usaha), Account
Payable(Hutang), Fixed Asset dan Accumulated Depreciation, untuk Opening
Balance nya hapus nilainya. Mengapa? Karena nanti nya kita akan import daftar
Item, Customer, Vendor dan Fixed Asset berikut saldo awal nya, jadi supaya tidak
double.Currency Default Account, secara otomatis dibuatkan akunnya saat kita
membuat Currency/mata uang.
Other List Terms of Payment, isi dengan Terms yang kita gunakan jika ada.
Dapat dilihat dari data versi 3 di List | Others | Terms. Saat mengisi halaman
ini, cukup isi kolom Discount%, Discount Days dan Net Due In lalu Enter ke
bawah, maka bagian Name akan langsung muncul. Untuk C.O.D isi 0
semua lalu enter ke bawah.
Taxes, Isi dengan Kode Pajak untuk PPn.

Daftar Customer & Vendor
Cust Type & Shipment, sebelum kita import daftar Customer dan Vendor, kita
lengkapi terlebih dahulu bagian Customer Type dan Shipment jika ada, setelah itu
click Next.Customer(Pelanggan), di halaman Customer, pilih Click Here to Import
From File, di tampilan Import Customer from File pada bagian File Name isi
dengan alamat file gdb versi 3 berada, lalu klik button Extract Data.
Lakukan Pemetaan data di kolom Define to Field Name untuk First Tax, Second
Tax(jika ada), Tax Type, Currency, Term, Customer Type dan Salesman(Jika
ada, sebelum Import Customer, kita keluar dulu dari Quick Setup save changes
pilih Yes, lalu ke List – Others – Salesman, listing nama Salesman disini, setelah itu
baru ke menu Setup – Quick Setup untuk import Customer). Cara lakukan
pemetaan dengan double-click First Tax misal, lalu definisikan kode pajak bawaan
dari versi 3, di versi4 kode pajak tsb adalah kodepajak yang mana. Setelah
selesai click button Import Data.
Vendor(Pemasok), di halaman Customer, pilih Click Here to Import From File, di
tampilan Import Vendor from File pada bagian File Nameisi dengan alamat file
gdb versi 3 berada, lalu klik button Extract Data.Lakukan Pemetaan data di kolom
Define to Field Name untuk First Tax, Second Tax, Currency dan Terms. Setelah
selesai melakukan pemetaaan click button Import Data.Inventory(Persediaan)
Warehouse, jika kita menggunakan Multi Warehouse, daftarkan nama-nama
Warehouse yang kita gunakan. Item Categories, klik button Click Here to Import
From File, di tampilan Import Item Categories From File isi bagian File Name
dengan alamat data GDB versi3, lalu click button Extract Data, setelah itu langsung
click button Import Data. Item Default Account, Disini kita membuat default GL
Account untuk setiap pembuatan item baru, sehingga kalau kita buat New
Item/Barang, GLAccount nya otomatis sudah teriisi sesuai Default Account yang
kita buat disini. Namun demikian saat kita buat item jika kita mau rubah, masih
bisa rubah setting account nya untuk masing-masing item nya.Production Default
Account(bagi pengguna Accurate versi Enterprise), isi dengan akun Work In
Proses, Variance dan default untuk Expense Account(saat kita buat New
Conversion Cost dari List – Manufaktur – Conversion Cost).
Cost Method, disini kita pilih metode perhitungan cost Persediaan FIFO atau
Average.Item, klik button Click Here to Import From File, di tampilan Import Item
From File isi bagian File Name dengan alamat data GDB versi3, lalu click button
Extract Data. Lakukan pemetaan data untuk Item Category, Warehouse(jika ada),
Sales Tax Code, Purchase Tax Code, Inventory/Expense Account, Sales
Account, Sales Return Account, Item Sales Disc.,COGS, Purchase Return
Account, Unbilled GoodsAccount, Project dan Departement (jika ada). Setelah
selesai click button Import Data. Fixed Assets Fiscal FA, Masuk ke Tab/Halaman
Fixed Assets, pertama kita lengkapi Fiscal Fixed Asset terlebih dahulu. Pilih menu
Click Here to Import From File, lalu browse dimana alamat data versi3 disimpan,
klik Extract Data lalu langsung click button Import Data. Fixed Asset Type, di
halaman ini kita juga import dengan pilih menu Click Here to Import From File, lalu
browse dimana alamat data versi3 disimpan, click Extract Data. Lakukan
pemetaan untuk Fiscal Fixed Asset Type yang ada di Define to Field Name,
setelah selesai click button Import Data.Fixed Asset, Setelah melengkapi Fiscal
FA dan Fixed Asset Type, baru kita Import daftar Fixed Asset, di halaman ini kita
Click Here to Import From File, lalu browse dimana alamat data versi3 disimpan
, click Extract Data. Lakukan pemetaan di Define to Field Name untukFixed Asset
Type. Setelah selesai click button Import Data.Setelah selesai, pilih Quit di Quick
Setup, pilih Yes untuk konfimasi Save Changes. Import Template
Berikut ini langkah-langkah kita mengimport template untuk kita bisa import
template yang sudah kita gunakan di versi 3 ke databaru versi 4 :
-
Dari data Accurate 3, kita ke Setup | Form Template | Sales Invoice misal nya, Edit atau double-click template yang dimaksud, clickDesigner, ditampilan Designer tsb ke menu File | Save as, save ke harddisk dimana saja.
- Buka data baru Accurate versi 4, dari Setup | Form Template, click New | Template, Isi Template Name misal dengan nama SI, Template Type pilih Sales Invoice, lalu pilih Layouts Default click Ok.

-
Akan muncul tampilan SI Template Selection, click button Import, browse dimana file template hasil Save As di langkah 1 diatas disimpan di harddisk, Open. Akan di tampilkan design bawaan dari v3, Close dan Save. Jika template tsb mau dijadikan default template, kita set dari Setup | Form Template | Sales Invoice, di baris nama template baru tsb, dengan contoh diatas adalah SI, di click kanan pilih “Set as Default Template“, dengan begitu setiap kita buat faktur baru secara default yang digunakan adalah template tsb.
- Untuk template yang lainnya yang mau di import perlakuannya sama, yang perlu di perhatikan Template Type nya waktu kita buat template baru disesuaikan, jika yang mau diimport adalah Delivery Order, maka pilih Template Type Delivery Order.
Catatan :
- Saat kita Import seperti table Chart of Account, Items, Customer, Vendor dan Fixed Asset, saldo awal yang dibawa adalah saldo dari data v3 sampai dengan transaksi terakhir.
- Lakukan Period End dari Activities | Periodik | Period End, misal Start Date kita adalah 31 Desember 2012, maka pilih Periode di tampilan Period End tsb dengan periode Desember tahun nya pilih 2012, kemudian klik Ok. Period End dilakukan untuk menampilkan Saldo awal account Akumulasi Depresiasi Fixed Asset.